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OFFRE D'EMPLOI

POSTE: Team Assistant
REFERENCE:

MISSIONS: L'objectif général de cette mission est de fournir un appui administratif, logistique et opérationnel.

ACTIVITE DU POSTE:
Les principales fonctions comprennent, sans toutefois s'y limiter : Soutien administratif et opérationnel

Appui administratif :

  • Effectuer l'ensemble du travail administratif, y compris la gestion des processus et la surveillance des calendriers liés aux produits et aux tâches de l'équipe
  • Assurer une coordination étroite avec les unités de service et le personnel
  • Assurer fréquemment la liaison avec les membres de l'équipe au siège et sur le terrain, ainsi qu'avec les membres de l'extérieur
  • L'Assistant d'équipe (AT) peut également se voir confier la responsabilité de certains aspects de; l'évaluation des fonctions administratives de l'unité
  • Effectuer les tâches avec supervision au besoin, en visant l'excellence de la tâche ou du produit par un travail d'équipe
  • Travailler régulièrement et substantiellement dans plus d'une langue, y compris la traduction/rédaction d'une variété de documents standard, en appliquant une relecture et des compétences grammaticales efficaces en anglais et en français
  • Rédiger la correspondance de routine et relire les documents en utilisant la grammaire, la ponctuation et la terminologie appropriées
  • Intégrer les commentaires convenus dans les documents, en utilisant pleinement les lecteurs et logiciels partagés
  • Utiliser des compétences en traitement de texte ou en publication assistée par ordinateur pour produire des textes, des rapports et des figures complexes, graphiques, etc. , selon les formats et la distribution normalisés


    • Appui logistique:
    • Coordonner les calendriers en tenant compte des priorités, surveiller les changements et communiquer les résultats de l'évaluation et l’information du personnel concerné que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur de l’unit » de travail
    • Aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, p. ex. conférences, ateliers, négociations, etc
    • De concert avec le personnel (p. ex., la gestion des ressources, etc. ) et sous la direction de celui-ci, surveiller les activités particulières (p. ex. , le budget des tâches, etc. ) au sein de son équipe
    • Suivre les étapes et les calendriers des tâches, et des projets qui lui sont assignés, assurer la coordination avec le personnel compétent et fournir de l'aide ou de l'information sur les questions liées au projet
    • Tenir à jour les listes de distribution, les listes de numéros de téléphone et d'adresses des personnes-ressources des projets et des produits, et distribuer des documents à l'équipe
    • Tenir à jour les dossiers de projet de l'unité de travail et les autres dossiers (papier et électroniques)


      • Appui opérationnel:
      • Répondre aux questions internes et externes sur le portefeuille assigné ou, au besoin, prendre des messages téléphoniques exacts et complets, et les acheminer aux personnes appropriées pour les traiter
      • Tenir à jour les listes de distribution, les listes de numéros de téléphone et d'adresses des personnes-ressources des projets et des produits, et distribuer des documents à l'équipe
      • Coordonner avec les unités de service et assurer fréquemment la liaison avec les membres de l'équipe extérieur
      • Suivre et rendre compte des aspects appropriés des activités opérationnelles de l'Équipe
      • Organiser un calendrier de travail et des réunions avec les homologues des équipes visiteuses
      • Coordonner la gestion du temps et les horaires en tenant compte des priorités actuelles et futures, prévoir et surveiller les changements et communiquer l'information
      • Suivre les tâches, les étapes du projet et les calendriers assignés à l'aide des technologies modernes de gestion de bureau, assurer la coordination avec le personnel compétent, fournir de l'aide ou de l'information sur les questions liées au projet
      • Résoudre des problèmes inhabituels avec créativité et ingéniosité et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, p. ex. conférences, ateliers, négociations, présentation et signature du conseil d'administration, etc
      • Servir d'appoint aux autres membres du personnel et aux adjoints de l'équipe de travail pour les tâches administratives et de projet
      • Effectuer des tâches d'analyse à la demande du chef d'équipe
      • Effectuer d'autres tâches à la demande du superviseur


      COMPETENCES REQUISES:
      FORMATION ET EXPÉRIENCE REQUISES
      • Bachelor/licence 3 avec au moins 3 ans d'expérience professionnelle dans un poste pertinent tel que assistant administratif dans des organisations multinationales ou internationales de préférence.
      • De préférence un diplôme d'études en secrétariat ou en gestion de bureau ou en administration des affaires


      CONNAISSANCES REQUISES
      • Excellente maîtrise du français et de l'anglais à l'écrit et à l'oral, y compris l'aptitude à rédiger de façon indépendante une variété de correspondance formelle et informelle, pour la correction d'épreuves et la révision de documents
      • Capacité d'extraire des documents de référence de diverses sources (p. ex. bases de données ou autres documents à archiver, systèmes, Internet, etc
      • Faire preuve d'initiative et de débrouillardise
      • Capacité d'établir des relations et d'interagir de façon positive avec ses homologues supérieurs au sein des secteurs publics et privés, en français et en anglais
      • Esprit d'équipe engagé, avec de bonnes aptitudes relationnelles et capacité de travailler dans un environnement multiculturel
      • Capacité de produire un travail de haute qualité sous pression
      • Effectue les tâches et les projets assignés avec supervision au besoin. Prêter attention aux détails et garantir des produits de bonne qualité. Prendre des mesures pour identifier et résoudre les problèmes courants et non courants
      • Etre motivé et prêt à faire tout ce qui est nécessaire
      • Acquérir une connaissance des principaux programmes et produits de l'Unité et capable de décrire la mission
      • Interagir avec les clients internes et/ou externes
      • Prendre la parole, écouter et participer à des réunions et à des dialogues. Partager des connaissances et fournir des renseignements exacts en temps opportun
      • Faire connaître ses forces et chercher des occasions de contribuer et participer à l'élimination des obstacles pour un travail d'équipe efficace
      • Comprendre à qui s'adresser pour obtenir des informations sur les politiques, les procédures et la technologie de l'établissement. Utiliser des applications (p. ex. Excel, PowerPoint) pour livrer et exécuter des travaux courants


      LIEU D'AFFECTATION: Libreville
      NIVEAU: Bac+3
      DATE CLOTURE: 2019-02-26

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